Verlässliche Erfassung von Daten und Verortung von Bestandsdaten in Städten und Gemeinden

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Verlässliche Erfassung von Daten und Verortung von Bestandsdaten in Städten und Gemeinden

Städte und Kommunen befinden sich auf dem Weg zur Digitalisierung.  An der Notwendigkeit einer Digitalisierungsstrategie gibt es kaum noch Zweifel. Bei der Umsetzung zeigen sich allerdings Defizite. So befinden sich weniger als 20 Prozent der Städte und Gemeinden in der Umsetzungsphase, nur in jeder zehnten Kommune ist sie schon weit fortgeschritten. Sechs von zehn Kommunen arbeiten erst an einer Strategie oder planen, dies zu tun. 56 Prozent aller Kommunen haben noch überhaupt keine Digitalstrategie. Die große Mehrheit steht bei der Transformation also noch am Anfang. (Quelle: Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, März 2020)

Unterstützung externer Dienstleister

Für eine erfolgreiche Digitalisierung benötigen Städte und Gemeinden nach eigenen Angaben vor allem mehr Hilfestellung. So sollten Städte und Gemeinden, die sich derzeit in der Konzeption ihrer Digitalisierungsstrategie befinden – das ist die Mehrheit –,  besser unterstützt werden. Die führenden 20 Prozent der Kommunen, die bereits in der Umsetzung sind, benötigen dagegen Hilfe in Form beispielhafter Umsetzungslösungen sowie bei der Planung und Finanzierung ihrer Projekte. Bislang kaum digitalisiert sind vor allem Verwaltungsprozesse, auch die Digitalisierung von Verwaltungsdienstleistungen ist bislang kaum vorangeschritten. Ein Grund dafür, neben finanzieller Gründe, ist  fehlendes Know-how. In der Verwaltung mangelt es häufig an digitalen Kompetenzen. Fachliche Beratung ist ausdrücklich erwünscht. (Quelle: DStGB; Deutscher Städte-und Gemeindebund, Dezember 2020; ).

Es ist selbstverständlich, dass Bürgermeister und Digitalisierungsverantwortliche Unterstützung externer, professioneller Dienstleistungs- und Softwareunternehmen benötigen. Insbesondere ber der Verwaltung, aber auch sehr stark beim Bestandsdatenmanagement besteht bei den Städten und Kommunen Investitionsbedarf für digitale Lösungen.

Bestandsdaten als zentraler Baustein für Digitalisierungsprozesse

Neben den Verwaltungsabläufen sind aktuelle und verlässliche Bestandsdaten das Herzstück nachhaltig funktionierender Digitalisierungsprozesse. Georeferenzierte – also mit ihren raumbezogenen Informationen verknüpfte – Bestandsdaten sind ein zentraler Baustein der Digitalisierung von Bewirtschaftungs- und Verwaltungsabläufen. Geoinformationssysteme sind aus einer modernen Verwaltungsinfrastruktur nicht mehr wegzudenken. Neben schnellen grafischen Darstellungen von Sachverhalten ermöglichen Geoinformationssysteme besonders die räumliche Analyse von Sachverhalten und tragen so zu einer Effizienzsteigerung bei. Für den Aufbau kommunaler Geodateninfrastrukturen sprechen die damit zu erreichende größere Bürgernähe und Wirtschaftsorientierung der Verwaltung durch zeitnahe und wirtschaftliche Auskunft bei Anfragen von Bürgern, Unternehmen und aus der Verwaltung. Auch fördert der Aufbau einer Geodateninfrastruktur die interkommunale Zusammenarbeit mit den Gemeinden durch gemeinsame Optimierung der Geschäftsprozesse, schafft Synergieeffekte durch kreisweit homogene Software- und Datenstrukturen und stärkt die Rolle der Landkreise als Dienstleister für die Gemeinden. Doch wie könnte eine nachhaltige Digitalisierungsstrategie ausgestaltet sein, die  vollständig digitale Arbeitsabläufe vorsieht? Kommunen stellt sich hierbei die Frage, was wann, wie und in welcher Reihenfolge umzusetzen ist.

Geoinformationen als zentraler Baustein

Über standardisierte Internetdienste bereitgestellte Geoinformationen können dabei eine Schlüsselrolle einnehmen und sich als wichtige staatliche Infrastrukturdienste etablieren. Diese bilden die Basis für eine vollständige Abbildung georeferenzierter Objekte. (Grünflächen, Gebäude, Bäume). Geoinformationen als wesentlichen strategischen Baustein in Digitalisierungsinitiativen zu positionieren, ist letztlich die Erfolgsformel. Auf Grundlage der inhaltlichen Aspekte ist zu analysieren, wie die Vernetzung mit Geoinformationen und deren Prozesseinbindung im Einzelnen vorgenommen werden kann.

Zu Beginn des Digitalisierungsprozesses stellt sich die Frage nach der Menge und der Auswahl an Daten. Bei der Portfoliobetrachtung, der Bewirtschaftung von Quartieren, der Planung technischer Maßnahmen oder mehrjähriger Investitionen sowie bei der Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten oder
bei der Qualitätssicherung von Dienstleistungen sind sie von großer Bedeutung. Liegen Daten noch nicht digitalisiert vor, gilt es, in aufeinanderfolgenden Schritten diese Grunddaten zu sammeln – zum Beispiel durch eine Erfassung von Freiflächen per Drohne oder die Ermittlung aller relevanten oder prüf- und wartungspflichtigen Bauteile. Ergebnis dieses Vorgehens ist ein virtuelles Abbild  das für alle Verwaltungsprozesse nutzbar ist und übergreifend allen Akteuren zentral zur Verfügung steht. Auf Basis dieses digitalen Zwillings können digitale Prozesse der Verkehrssicherung oder des Baummanagements aufgesetzt werden. Die Pflege der Daten im Sinne der verlässlichen Erfassung von Datenänderungen und der Verortung der Bestandsdaten stellt dabei eine der organisatorischen Hauptaufgaben dar.

Offene Standards für absprechelosen Datenabtausch

Bestandsdaten sind Immobilienobjekte und Bauteile die materiellen Charakter haben. Doch Bestandsdaten sollten über die Grenzen einer Gemeinde hinaus gedacht werden, um Redundanzen (doppelte Datenhaltung) und Inkompatibilität zu vermeiden. Akteure kommunaler Verwaltungen müssen auf der Basis ihrer Daten und Systeme miteinander kommunizieren (Stromabrechnung, Reparaturaufträge, Pflegeleistungen …). Um sicherzustellen, dass die Systeme sich verstehen, sollte ein offener Standard genutzt werden, der einen absprachelosen Datenaustausch ermöglicht.

Berater entwickeln gerne individuelle Regeln für das Thema Bestandsdaten und das auch häufig noch mal prozessbezogen. Je nach ERP-, Berater- oder anwendungsspezifischem Schwerpunkt entstehen dabei Insellösungen, die den Anforderungen an eine digitalisierte Kommune nicht genügen.

Kompetente Unterstützung für Städte und Kommunen

map topomatik berät und unterstützt Kommunen bei der Umsetzung dieser Digitalisierungsstrategie. Mit dem Online-Baumkataster “ImmoSpector tree” ist die Verkehrssicherung der Baumbestände abgesichert. Als zentrales Fenster zu den digitalisierten Daten des Gebäudemanagements fungiert das Tool „Immospector-Cockpit“ – eine internetbasierte Managementplattform für Betreiberverantwortung und Verkehrssicherung, die auf der Basis standardisierter Prüfkataloge Kontrollaufgaben vorgibt und dokumentiert. Es bietet eine Suchmaschine, die über Schlagwörter Quartiere, Wirtschaftseinheiten, Gebäude und Bauteile herausfiltert und auf Karten darstellt. Über ein Zeichnungsarchiv sind die digitalen Gebäudepläne zugänglich. Auf Karten werden thematische Zusammenhänge dargestellt, Infrastrukturdaten und Freiflächenkataster über offene Schnittstellen eingebunden und gegebenenfalls externen Dienstleistern zur Verfügung gestellt. Dabei spielt nicht nur die Offenheit und Herstellerunabhängigkeit eine zentrale Rolle sondern auch Durchgängigkeit der Datenstruktur.

Jede Stadt und Gemeinde verfügt über einen heterogenen Immobilienbestand mit spezifischen technischen und baulichen Ausprägungen. Ein
digitales Bestandsmanagement bietet die Chance, bei der Bewirtschaftung frühzeitiger, effizienter und ressourcenschonender zu handeln. Der richtige externe Partner und Berater gehört dazu.

 

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